Het creëren van een optimale workflow voor jezelf en je team

Door Myrthe Flier

‘Wacht even, ik zit in m’n flow!’ Niet zo lang geleden zei ik deze zin tegen mijn collega. Op het moment dat ik dit hardop uitsprak realiseerde ik me hoe gek mijn reactie was. Waarom moest ik pèrse afmaken waar ik mee bezig was? Kwam dat echt door mijn flow of was flow een concept die ik door de jaren als excuus heb ingezet maar helemaal
                          niet bestaat?

Flow gaf me teveel vragen en te weinig antwoorden. Ik ging op onderzoek uit, met als stap 1: Een Google-zoektocht. Al snel ontdekte ik dat ‘Wacht even, ik zit in m’n flow!’ helemaal geen bijzondere reactie van mij was. Volgens Amerikaanse psycholoog Mihaly Csikszentmihalyi bevond ik me namelijk in specifieke mentale toestand, waarin ik volledig opging in mijn bezigheden. Hier kon ik mij inderdaad wel in herkennen. Mijn energie zou helemaal gefocust zijn, ik had volledige betrokkenheid bij wat ik aan het doen was en ik was aan het toewerken naar een succesvolle uitvoering.

Flow sturen
Een duidelijk antwoord op mijn eerste vraag, maar tevreden was ik nog niet. Want hoe was ik in deze mentale toestand terecht gekomen en kan ik dit in het vervolg ook sturen en bewust inzetten? Volgens Csikszentmihalyi is dit zeker mogelijk. Wat je volgens hem moet doen is tijdens het uitvoeren van een taak opzoek gaan naar de perfecte balans tussen de mate van uitdaging en jouw vaardigheden.

Een aantal tips die hierbij helpen:

1. Doe altijd maar één ding tegelijk.
2. Tref voorbereidingen en begin daarna ook écht. Na 10 minuten merk je al of je in je flow komt of dat je naar een andere balans moet zoeken.
3. Blok een paar uur tijd. Een flow duurt blijkbaar gemiddeld circa 2 tot 3,5 uur.
4. Voorkom afleidingen. Laat je e-mail dicht en start je social media niet op.

Teamflow
Onderhand was mijn interesse compleet geprikkeld. Mijn flow was ‘aan’ en automatisch begon ik verder te redeneren. ‘Als ik als individu bewust mezelf in een flow kan laten komen, dan moet dat voor een groep ook mogelijk zijn.’ Opnieuw werd mijn vermoeden bevestigd. Mensen in een team kunnen ook samen flow ervaren. Onderzoek laat zelfs zien dat deze flow leidt tot betere prestaties, meer werkplezier, voldoening, geluk, creativiteit en betekenis (BRON). De voorwaarde is ook hier dat omstandigheden geschept worden voor een balans tussen uitdaging en vaardigheid van het individu en het team.

Maar wat houden deze ‘ideale’ omstandigheden in. Drs. Jef van den Hout concretiseert deze omstandigheden aan de hand  van vier kenmerken en zeven actiepunten. Hij geeft aan dat je allereerst voor vier basiskenmerken van je team moet zorgen:

• vertrouwen in elkaar
• gezamenlijk vooruitgang
• een eenheid
• een gezamenlijke focus

Zijn deze kernmerken in je team aanwezig, dan kun je aan daarna aan de slag gaan met de actiepunten van Drs. Van den Hoog:

‘Anders kijken om andere wegen te zien.’

Met dit motto startte ik een half jaar geleden mijn eigen bedrijf ‘Ontwerpdenkers’. Mijn doel: een creatief en strategisch bureau opzetten dat écht samen met klanten zoekt naar niet-voordehand liggende oplossingen. Naar mijn mening voeren aannames namelijk nog (te) vaak de boventoon, bewandelt men (te) graag de bekende en veilige route en worden oplossingen (te) vaak voor klanten bedacht in plaats van door klanten zelf. Ik vond dat daar wel eens verandering in mocht komen.
 
En wat leuk en leerzaam zijn de afgelopen zes maanden geweest. Ik heb verschillende uitdagingen van bedrijven mogen aanpakken. Uiteenlopend van optimalisering van interne communicatie tot merkverhaal en markpositionering. Ik heb veel mensen ontmoet, van directeuren en managers tot medewerkers, klanten en gebruikers. Ik heb mijn eigen bedrijf steen voor steen mogen opbouwen, door het opbouwen van mijn eigen website, het ontwerpen van werkvormen en workshops en het inrichten van maatwerktrajecten voor grote organisaties zoals kinderopvang Doomijn en energieleverancier Fudura. Daarnaast blijven kleinschaligere projecten ook leuk en uitdagend.
 
Dit alles doe ik nooit alleen. Ik werk veel samen met creatief merkstrateeg Judith Ceelen (Beeldprikkels) en strategisch communicatie specialist Myrthe Flier. Samen hebben we afgelopen half jaar al heel veel van Nederland gezien door allerlei toffe opdrachten.
 
Tijdens het op papier zetten van mijn afgelopen half jaar merk ik pas hoe bijzonder dit is en hoeveel energie ik hier iedere dag van krijg. Dus ik zeg; op naar nieuwe klanten, op naar het komende half jaar… en op naar alle jaren daarna!

Balanceren tussen work-in-progress en work-on-point [WIPWOP]

Door: Myrthe Flier

Groeien lukt je niet alleen, daar heb je anderen voor nodig
Cliché, maar waar. Denk maar eens terug aan je kinderjaren. Weet je die momenten nog, toen je jong was en je dolgraag naar de speeltuin wilde. Driftig ging je vriendjes zoeken, maar niet altijd met succes. Dan maar alleen naar de speeltuin. Na een kwartier begin je je toch wel echt te vervelen. Je wil van de hoge glijbaan af, maar durft niet. Je hebt iemand nodig die je aanmoedigt! Je wil schommelen, maar komt niet hoger. Je hebt iemand nodig die je duwt! Je wil wipwappen, maar je komt de lucht niet echt in. Je hebt iemand nodig die je de benodigde tegengewicht geeft! Je moet iemand vinden die met je meegaat en vol goede moed zet jij je zoektocht voort.

Samen op de WIPWOP!
Je bent je kinderjaren lang voorbij en toch past in je werkende leven nog steeds hetzelfde principe toe; je zoekt naar die persoon, die vriend, die sparringpartner die jou en jouw organisatie dat stapje verder wil, kan en gaat helpen. De wipwap van je jeugd heeft plaatsgemaakt voor de WIPWOP van je carrière. Het ene moment zitten jij en je organisatie beneden. Je bent je aan het ontwikkelen en dus bezig met Work-In-Progress. Alle energie en tijd die jij hierin steekt werpt na een tijdje gelukkig vruchten af. Je groeit, wordt beter en sterker en zet je af. Je beweegt je naar boven en vormt je tot Work-On-Point.

Maar wees alert, want net als op de wipwap is je boven bevinden geen garantie om boven te blijven. Ontwikkelingen binnen en buiten jouw organisatie zorgen er namelijk voor dat Work-On-Point nooit Work-On-Point blijft, maar je terugzakt in Work-In-Progress. Het is dus aan jou en je partner om je beiden af te blijven drukken, waardoor jullie steeds meer kunnen, harder gaan of hoger komen!

De WIPWOP is eigenlijk een ‘speeltoestel’ die jij onbewust gebruikt, maar nu bewust kan benutten in het ontwikkelen van je bedrijf. Besluit je dit te gaan doen:
1.       Start dan door te kijken naar waar je vandaan komt; ‘Wat is je ‘WIP’ ?
2.      Kijk vervolgens wat je doel is waar jij met je bedrijf je naartoe wil ontwikkelen; ‘Wat is je ‘WOP’ ?
3.      Vervolgens probeer je inzicht te krijgen in de subdoelen die je kan stellen. Deze subdoelen die zorgen er namelijk voor dat
           je genoeg kracht opbouwt om je vanaf de grond af te zetten en weer boven bij je WOP terecht te komen.
4.      Heb je deze drie elementen duidelijk voor ogen? Dan ben je klaar voor de zoektocht naar je WIPWOP-partner.

En nu?
Je hebt je speeltoestel en je weet wat voor soort WIPWOP-partner je wil, maar nu moet je het ook wel écht gaan doen. En daar kunnen wij, Ontwerpdenkers, je bij helpen. Samen kunnen wij kijken of wij voor jou de ideale WIPWOP partner zijn of wij binnen ons netwerk een waardevolle connectie voor je kunnen maken. Maar één ding is zeker: Je gaat WIPWOP’pen en je gaat groeien. Zeker weten!